¿Qué es una Junta de Administración?

La junta de administradores es un órgano importante en toda comunidad, pues por medio de esta organización se toman decisiones que comprometen a la propiedad común. Estas decisiones y también sus consecuencias les competen a todos los residentes, ya sean propietarios o inquilinos.

Por lo tanto, cada uno de ellos es responsable de lo que ocurre en su entorno y debería tener participación activa en él. Ahora bien, es prioritario saber qué son las juntas de administración, cómo deberían funcionar y cuáles las obligaciones que deberían cumplir. Por ello, más adelante en el presente artículo, explicaremos con detalle todas estas cuestiones.

¿Qué son las Juntas de Administración y cómo se constituyen?

En urbanismo es la organización más relevante de toda comunidad de propietarios. Es así, porque por medio de este grupo de personas, se deciden cuales son los asuntos de mayor interés. Tratando siempre de mantener las condiciones óptimas en cualquier aspecto de la vida comunitaria. Además, los mencionados aspectos, tendrán que ser propuestos y aprobados públicamente por la mayoría de los propietarios que integren la comunidad.

Pero para poder postular temas y aprobarlos, hará falta que se establezcan acuerdos, los cuales incluso deben quedar por escrito. De tal forma que quede constancia de lo pactado, y se eviten confusiones en el futuro. Es por ello que el grupo de personas que integran este importante organismo, deben ser responsables y solidarias sabiendo actuar con efectividad.

¿Quiénes pueden acudir a una Junta de Administración?

Es común que a las reuniones de juntas, asista un miembro de la pareja dueña del piso o local. También suele ocurrir que se haga presente uno de los hijos o nietos, en representación de la familia. Sin embargo, es importante hacer notar que estas asistencias están normadas y que para ser válidas tendrían que estar aprobadas.

Lo que ocurre es que en la normativa se estableció que el único autorizado para asistir a las reuniones es el dueño del inmueble. Cualquier otra persona que desee o necesite asistir en representación del propietario, debe ser autorizado por la misma junta, para lo cual el interesado deberá elevar una solicitud ante la misma, y esperar respuesta favorable.

Lo propio ocurrirá cuando el propietario requiera de asistir con un acompañante, ya sea por motivos de salud o algún otro interés particular. Se hace de tal manera, en miras de conservar tanto el orden, como la discreción al momento de tomar decisiones, pues se evita que terceros desconocidos, puedan tener injerencia en los acuerdos alcanzados.

¿Cuáles son las funciones o gestiones de una Junta de administración?

Básicamente es presentar los temas de importancia para la comunidad, establecer  los mecanismos para su aprobación e implementarlos. Asimismo, tendrá que atender los reclamos que hagan los dueños y otros residentes, en miras de mejorar constantemente las condiciones de habitabilidad. De esta manera tendrá que conocer y dar curso a la implementación, de planes para llevar a cabo asuntos de interés general.

Por otra parte, es responsabilidad de este organismo, nombrar al presidente, secretario y a los otros miembros del grupo de Administración. También, tienen que aprobar un plan de costes, ingresos y gastos adecuado para garantizar el buen funcionamiento de las áreas comunes.

Asimismo, deberán analizar diferentes presupuestos, orientados a cubrir las necesidades de reformas o arreglos que sean precisos. Por su parte, será necesario que determinen la manera de abordar los pagos pendientes y la manera de hacerle frente a estas cuestiones.

De tal modo que para hacer todo lo anterior, quizá sea necesario considerar alguna modificación de estatutos, la cual tendrá que ser implementada por esta organización. Para ello, es importante tener en cuenta las normas de comportamiento y ejecución que debe tener todo grupo de esta naturaleza.

¿Cuándo debe reunirse una Junta de Administración?

Es obligatorio que, al menos una vez al año, se celebre una Junta de Administración ordinaria y pública. El objetivo de la misma será rendir cuentas del ejercicio que ha llevado a cabo considerado los ingresos y gastos, acontecidos durante la gestión. Al mismo tiempo debería proponer un plan de acción para el año siguiente.

Por otra parte existe la modalidad de reunión extraordinaria, la cual debe hacerse cuando se presenten cierto tipo de circunstancias. Como por ejemplo, que lo soliciten los propietarios y los mismos representen el 25% de los participantes de la comunidad. De igual manera, podría celebrarse reuniones extraordinarias a petición libre del presidente de la Junta.

También es importante considerar, que pueden celebrarse reuniones sin previa notificación, siempre que estén presentes todos los propietarios. De manera tal, que los temas planteados y las decisiones tomadas, sean conocidas y aprobadas por todos los interesados. Esto podría ocurrir principalmente, cuando no exista una Junta de Administración y los vecinos quieran constituirla.

¿Cuál debe ser el Quórum o la asistencia en una Junta de Administración?

Para que los acuerdos propuestos sean válidos será necesario que asistan cierto número de propietarios. Los cuales varían a depender de la convocatoria realizada, sí se trata de la primera, tendrán que asistir la mayoría. Sí se tratase de la segunda, las decisiones pueden tomarse con el número de asistentes, sin importar cuantos fuesen.

¿Cómo son las nuevas modalidades para las Juntas de Administración?

Para celebrar las reuniones, será necesario considerar las consecuencias del COVID. Por lo tanto tendrán que implementarse las medidas sanitarias respectivas, en miras del bienestar común. Para lo cual, una de las medidas recomendadas es que las reuniones o cartas de consulta, se hagan de forma digital.

Esto contribuiría grandemente a prevenir una mayor propagación de la pandemia y además, permitiría que la mayoría de los propietarios asistan. Sin embargo, hay que considerar, que para otorgarle legalidad a las reuniones realizadas de tal forma, hay que levantar un acta. En ella, deberá constar que todos o la mayoría de los propietarios están de acuerdo en hacerlo de tal manera.

Por lo tanto, una vez que se realice la convocatoria correspondiente y el acta sea aprobada, las reuniones digitales se podrán implementar. Pero en todo caso, es necesario asegurarse de que todos los miembros de la comunidad estén al tanto de ello. Por este motivo es importante contar con un abogado experto en urbanismo.