La obligación de la empresa de entregar una copia básica de los contratos a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT) es una pieza clave de la transparencia laboral. Esta exigencia, recogida en el artículo 8 del Estatuto de los Trabajadores, busca garantizar que las condiciones de contratación se ajustan a la legalidad y al convenio colectivo aplicable.
Sin embargo, su alcance ha generado un intenso debate jurídico. La duda principal se centra en uno de los datos más relevantes de la relación laboral: el salario. ¿Debe este documento especificar la cifra exacta pactada o es suficiente con fórmulas genéricas?
La Sentencia del Tribunal Supremo nº 580/2021 ha zanjado esta controversia. A continuación, analizamos la doctrina del Alto Tribunal y resolvemos todas las dudas sobre el contenido salarial que debe figurar en la copia básica del contrato.
¿Qué es exactamente la copia básica de un contrato y para qué sirve?
La copia básica es un documento que reproduce el contenido del contrato de trabajo firmado entre la empresa y un trabajador. La empresa tiene la obligación legal de entregar esta copia a los representantes legales de los trabajadores en un plazo de diez días.
Su finalidad es informativa y de control. Permite a la representación legal (comités de empresa, delegados de personal) verificar que las modalidades de contratación, las condiciones pactadas y el grupo profesional se adecúan a la normativa vigente. De esta forma, pueden ejercer su labor de vigilancia y defensa de los derechos de los trabajadores.
Este documento debe contener todos los datos del contrato original, a excepción de aquellos que pudieran afectar a la intimidad personal, como el número del DNI, el domicilio particular o el estado civil.
¿La copia básica debe incluir el salario real pactado con el trabajador?
No, la copia básica no está obligada a reflejar el salario real si este no figura de forma numérica en el contrato original. La obligación de la empresa se limita a proporcionar un fiel reflejo del documento que se firmó.
Si en el contrato de trabajo, en el apartado de la retribución, figura una cantidad concreta, esa misma cantidad debe aparecer en la copia básica. Sin embargo, si el contrato original utiliza una fórmula genérica, esa será la que deba reproducirse.
La clave es entender que la copia básica es, por definición, una copia. No es un documento nuevo ni un informe salarial, por lo que no puede ni debe contener información que no estuviera presente en el texto original.
¿Qué dice la Sentencia del Tribunal Supremo sobre este asunto?
La Sentencia del Tribunal Supremo nº 580/2021, de 26 de mayo, establece que la copia básica debe limitarse a reproducir el contenido del contrato original. El mandato legal es entregar una «copia», lo que excluye la obligación de añadir, interpretar o clarificar la información del documento fuente.
El Alto Tribunal, tras un recurso de casación, concluyó que si el contrato original no cuantifica el salario de forma numérica, la empresa cumple con su deber al entregar una copia que refleje esa misma indeterminación. Obligar a la empresa a detallar el salario iría más allá de lo que exige el precepto legal.
En otras palabras, la ley no considera el salario un dato íntimo que deba ocultarse, pero tampoco impone un deber de «completar» la información salarial si el contrato firmado entre las partes no lo hace.
¿Son válidas las fórmulas «según convenio» o «según pacto» en la copia básica?
Sí, la jurisprudencia del Tribunal Supremo confirma que la expresión «según pacto» o «según convenio» es completamente válida en la copia básica. Estas fórmulas son legítimas siempre que sean las que figuran en el contrato de trabajo original.
Utilizar estas expresiones no supone un incumplimiento de la obligación empresarial. La empresa no está forzada a desglosar en la copia un pacto salarial que, por ejemplo, se encuentre en un documento escrito anexo o en un acuerdo verbal.
La existencia de pactos complementarios es una práctica habitual. La función de la copia básica no es auditar todos estos acuerdos, sino reflejar exclusivamente lo que se firmó en el documento principal del contrato de trabajo.
¿Por qué existe este debate entre transparencia y literalidad del contrato?
El debate surge del conflicto entre el derecho a la información de los representantes y la obligación de la empresa de ceñirse a la literalidad del contrato. Ambas posturas tienen argumentos sólidos.
- Defensores de la transparencia máxima: Sostienen que sin el dato del salario real, la copia básica pierde gran parte de su utilidad. Argumentan que conocer la retribución es determinante para detectar posibles discriminaciones salariales entre trabajadores, especialmente entre hombres y mujeres.
- Defensores de la literalidad (Doctrina del TS): Afirman que la obligación de suministrar datos se ciñe a lo pactado en el documento escrito. La copia básica no puede alterar ni añadir información al contrato original, y existen otros instrumentos legales más adecuados para el control de la igualdad retributiva.
El Tribunal Supremo prioriza la seguridad jurídica y la literalidad, entendiendo que la función de control de la RLT no debe desnaturalizar la naturaleza del documento.
Si la copia básica no muestra el salario, ¿cómo se controla la igualdad salarial?
El control de la igualdad salarial se ejerce a través de otras herramientas legales diseñadas específicamente para ello, no mediante la copia básica. La legislación laboral ha desarrollado mecanismos más potentes y detallados para garantizar la transparencia retributiva.
Los instrumentos principales son:
- El Registro Retributivo: Todas las empresas, sin importar su tamaño, deben tener un registro con los valores medios y las medianas de los salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales de toda su plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupo profesional, categoría o puesto de trabajo igual o de igual valor.
- Las Auditorías Salariales: Las empresas que elaboren un Plan de Igualdad están obligadas a realizar una auditoría retributiva. Esta herramienta permite obtener la información necesaria para comprobar si el sistema retributivo de la empresa cumple, de forma transversal y completa, con la aplicación efectiva del principio de igualdad.
Estos mecanismos ofrecen una visión global y comparada de la relación salarial entre trabajadores, algo que una colección de copias básicas individuales no podría proporcionar.
Conclusión: ¿Qué debe hacer tu empresa al entregar la copia básica?
Su empresa debe entregar a la RLT una copia del contrato que sea un reflejo fiel y exacto del documento original firmado por el trabajador. La actuación correcta se resume en estas directrices:
- Reproducir el texto tal cual: El contenido de la copia debe ser idéntico al del contrato.
- Utilizar «según pacto» si el original lo hace: Si en el apartado salarial se usa una fórmula genérica, esta debe mantenerse en la copia. No hay obligación de cuantificarla.
- Omitir solo los datos protegidos: Únicamente se deben excluir los datos estrictamente personales que marca la ley, como el DNI, domicilio o estado civil.
- Cumplir con el resto de obligaciones: La limitación en la copia básica no exime de cumplir con las demás herramientas de transparencia, como tener el Registro Retributivo actualizado.
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